Beratung, Coaching & Supervision
Jennifer Angersbach

Optimieren Sie Ihre Arbeitsorganisation

Ich komme zur Arbeit und noch vor dem ersten Kaffee werden Mails gecheckt. Auf die Eine wird direkt geantwortet, das Telefon klingelt. Ich geh dran. Mist, Mail zu früh abgeschickt. Egal. "Was?...  Ja, ja klar, hatten wir ja so besprochen.... gut... ich melde mich. Ja, mach ich!"

Okay, die PowerPoint, kurz ihre Folien einfügen. PowerPoint startet. Jetzt aber: Kaffee! Telefon schon wieder. "Klar, ich richte es ihm aus...!". Wo war ich? Ach ja, PowerPoint. Hm. Immer noch nicht geöffnet. Na dann beantworte ich fix die anderen Mails. Mist. Das Meeting ist in einer Stunde. War das im Besprechungsraum? Kurz nachschauen. Nein, beim Kunden! Okay, wie lang fährt man dahin? Schnell Google Maps im Handy öffnen. Oh! PowerPoint ist geöffnet. Was wollte ich da? Ach ja, die Folien. Wie lange fahr ich jetzt bis zum Kunden? Nochmal Smartphone raus. Oh nein, ein Anruf der Schule - Hoffentlich ist nichts passiert.

Puh! Allein beim Lesen wird mir schwindelig. Aber kennen Sie das? Alles auf einmal und am Ende schafft man nichts und ist dennoch total gestresst.

Wie Sie das vermeiden können?

Planen Sie Ihren Arbeitstag, nehmen Sie sich kurz vor Feierabend ein paar Minuten Zeit

  • Versuchen Sie den Plan so zu verfassen, als würden Sie morgen von einem Kollegen vertreten werden, hierdurch sorgen Sie für einen realistischen Workload
  • gliedern Sie komplexe Aufgaben in verschiedene Teilschritte, hierdurch können Sie mehr Abwechslung im Arbeitsalltag erreichen und sind motivierter die einzelnen Teilziele zu erreichen
  • Versuchen Sie den Zeitaufwand zu schätzen und setzen Sie entsprechende Limits, denn zu oft halten wir uns an Kleinigkeiten auf, wie bspw. die Formulierungen in Mails
  • Berücksichtigen Sie die externen Faktoren (kreative Arbeitsphasen gehören nicht in die Telefon-Prime-Time)
  • Planen Sie auch die Pausen und kleine Belohnungen mit ein (guter Kaffee, frische Luft, Socialmedia / Smartphonezeit, Snacks / Mittagessen, Flurfunk, ...)
  • Lassen Sie zusätzlich Pufferzeit für unvorhersehbare Katastrophen oder eben doch für die Formulierungen in Mails
  • Berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve und Motivation
  • Beginnen Sie Ihren Arbeitsalltag nie mit den Mails, sondern mit dem Ankommen: Ziehen Sie Ihre Jacke aus, machen Sie Kaffee oder Tee, sorgen Sie zusätzlich für frisches Wasser am Arbeitsplatz
  • Berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve und Motivation
  • Beginnen Sie Ihren Arbeitsalltag nie mit den Mails, sondern mit dem Ankommen: Ziehen Sie Ihre Jacke aus, machen Sie Kaffee oder Tee, sorgen Sie zusätzlich für frisches Wasser am Arbeitsplatz